EDI con Mercadona: guía para proveedores

Si tu empresa quiere trabajar con Mercadona como proveedor, es muy probable que necesites conectar por EDI con Mercadona para intercambiar pedidos, avisos de expedición (albarán) y facturas electrónicas.

Mercadona utiliza EDI B2B para automatizar el intercambio de documentos comerciales con sus proveedores. Esto permite gestionar pedidos y facturación de forma estructurada, reducir errores administrativos y agilizar los procesos logísticos.

En esta guía te explicamos cómo funciona el EDI con Mercadona, qué documentos se utilizan y cuáles son las opciones más habituales para conectarte como proveedor.

Dependiendo del tipo de proveedor o del flujo logístico, pueden existir otros mensajes adicionales, pero estos tres forman la base de la integración EDI con Mercadona.

¿Qué es EDI?

El EDI (Electronic Data Interchange) es un sistema que permite intercambiar documentos comerciales entre empresas de forma automática y estructurada.

En lugar de enviar pedidos por email o facturas en PDF, los documentos se transmiten directamente entre sistemas informáticos utilizando formatos estructurados.

En el caso de Mercadona, el EDI se utiliza principalmente para automatizar procesos como:

• envío de pedidos
• albaranes
• facturas proveedor y retailer

Este modelo forma parte del proceso conocido como EDI B2B en retail, donde los sistemas del proveedor y del distribuidor se comunican de forma directa. Si quieres saber más en qué consiste una integración EDI, tienes este artículo que lo trata en profundidad.

La mayoría de estas integraciones utilizan estándares definidos por GS1, que depende de las Naciones Unidas, especialmente el formato EDIFACT / EANCOM, ampliamente utilizado en el sector de la gran distribución.

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¿Qué mensajes EDI utiliza Mercadona?

Para trabajar con Mercadona mediante integración EDI, normalmente se intercambian los siguientes documentos.

Mensaje EDI	Uso
ORDERS EDIFACT versión D96A UN EAN008	Pedido enviado por Mercadona al proveedor
DESADV EDIFACT versión D96 UN EAN005	Albarán enviado por el proveedor
INVOIC EDIFACT versión D93A UN EAN007	Factura electrónica enviada por el proveedor

Estos documentos permiten automatizar todo el proceso comercial, desde el pedido hasta la facturación.

Dependiendo del tipo de proveedor o del flujo logístico, pueden existir otros mensajes adicionales, pero estos tres forman la base de la integración EDI con Mercadona.

Requisitos técnicos para enviar por EDI a Mercadona

Para poder conectar por EDI con Mercadona, los proveedores deben cumplir una serie de requisitos técnicos habituales en el sector retail.

Entre los más importantes están:

• Uso del estándar EDIFACT

Los documentos EDI se transmiten normalmente utilizando el estándar EDIFACT / EANCOM, que define la estructura de los mensajes.

• Identificación de empresas mediante GLN
  Las empresas se identifican mediante códigos GLN (Global Location Number) proporcionados por GS1.
  Estos códigos se llaman comúnmente Puntos Operacionales.
  
• Identificación de productos mediante GTIN
  Los productos deben estar identificados mediante GTIN o EAN, el código de 13 dígitos que identifica el el artículo, lo que permite mantener una trazabilidad clara en la cadena logística.
  
• Canal de comunicación EDI
  Los mensajes pueden transmitirse mediante diferentes sistemas de comunicación como:
  • AS2
  • redes VAN
    
• En el DESADV (albarán) se exige la información logística: palés, etiquetas, lotes y caducidad.

Contar con un proveedor EDI especializado en retail suele ser la forma más sencilla de cumplir con estos requisitos sin tener que desarrollar la integración desde cero.

¿Qué opciones te ofrece Conecta EDI para hacer EDI con Mercadona?

Existen dos formas habituales de trabajar con Mercadona mediante EDI, dependiendo del volumen de documentos y del sistema de gestión del proveedor.

1) EDI integrado con ERP

La opción más habitual en proveedores con volumen de operaciones es la integración directa del EDI con el ERP.

En este modelo:

• los pedidos se reciben automáticamente en el ERP
• el proveedor gestiona el pedido en su sistema
• la factura se genera en el ERP
• el sistema EDI la transforma y la envía a Mercadona

Este modelo permite automatizar completamente el proceso, reducir errores administrativos y evitar tareas manuales.

En Conecta EDI, esta integración se realiza conectando el ERP del proveedor con nuestra plataforma, que se encarga de:

• traducir documentos al formato EDIFACT correspondiente
• aplicar validaciones antes del envío
• gestionar las comunicaciones EDI con el cliente

2) EDI Web

Para proveedores con menor volumen o sin integración técnica disponible, también es posible trabajar mediante EDI Web.

En este caso:

• los pedidos EDI se reciben en una plataforma online
• el proveedor puede consultarlos desde la interfaz
• la factura EDI se genera directamente desde la plataforma

Esto permite trabajar con Mercadona mediante EDI sin necesidad de desarrollar integraciones con el ERP, siendo una solución rápida de implementar.

Integración EDI con Mercadona paso a paso

El proceso de implantación EDI con Mercadona suele seguir una serie de pasos relativamente estándar.

1. Alta como proveedor en Mercadona
2. Recepción de la documentación técnica EDI (guías de formato EDIFACT y datos de conexión)
3. Configuración del proveedor EDI (desarrollo de mapas, o adaptaciones)
4. Integración con el ERP o configuración de EDI WEB (según el caso)
5. Pruebas de intercambio de mensajes
6. Validación técnica con Mercadona
7. Paso a producción (Go-live)

Cuando el proyecto se gestiona correctamente, la integración puede realizarse de forma progresiva sin afectar a la operativa del proveedor.

Cuánto cuesta implantar EDI con Mercadona

Una de las preguntas más habituales de los proveedores es cuánto cuesta enviar EDI a Mercadona.

El coste depende principalmente de tres factores:

Puesta en marcha

Incluye la configuración de la integración, el mapping de documentos EDI y las pruebas técnicas.

El tipo de formato que utiliza tu ERP hacer que el coste varíe, ya que formatos más complejos exigen más horas de desarrollo.

Los proveedoresEDI podrían presupuestarte un coste de consultoría cada vez que quieras conectar con un nuevo cliente. En Conecta EDI no hacemos eso, solo presupuestamos la implantación inicial 1 sola vez.

Conexión con el cliente

Algunos proveedores EDI aplican tarifas por cliente conectado o por documento intercambiado.

Servicio y mantenimiento

Incluye soporte técnico, mantenimiento de la plataforma y gestión de las comunicaciones EDI.

Elegir una solución adecuada permite reducir significativamente los costes de integración y evitar desarrollos repetitivos cuando se incorporan nuevos clientes EDI.

Errores habituales al conectar EDI con Mercadona

En los proyectos de integración EDI con retail, existen algunos errores comunes que pueden provocar incidencias.

Los más habituales son:

• Errores en la generación de facturas EDI
  Pequeños errores en importes, referencias de pedido o códigos de producto pueden provocar rechazos automáticos.

• No gestionar correctamente los códigos de producto
  Algunos retailers utilizan códigos internos que deben traducirse correctamente al sistema del proveedor.

• Falta de validaciones antes del envío
  Un buen sistema EDI como el motor de validaciones de COnecta EDI valida los documentos antes de enviarlos para evitar incidencias.

Conecta tu ERP con Mercadona de forma sencilla

En Conecta EDI ayudamos a proveedores del sector retail a integrarse por EDI con grandes cadenas de distribución, conectando su ERP con los sistemas de sus clientes de forma segura y automatizada.

Nuestra plataforma permite:

• integrar pedidos, expediciones y facturas EDI
• transformar documentos al formato EDIFACT requerido por cada cliente
• validar automáticamente los documentos antes del envío
• reducir errores y rechazos de facturas

Si tu empresa necesita conectar por EDI con Mercadona o con otros retailers, podemos ayudarte a analizar tu situación y definir la mejor forma de implantar la integración.

Solicita información y te explicaremos cómo conectar tu ERP con Mercadona de forma sencilla y sin desarrollos innecesarios.

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