Tienes dos o tres proveedores EDI sobre la mesa. Todos tienen buena pinta en la demo. Todos te prometen que la integración es sencilla. Todos dicen que su soporte es excelente.
Esta checklist es para ese momento: cuando necesitas ir más allá de las promesas y hacer las preguntas que realmente distinguen a un proveedor fiable de uno que te va a dar problemas.
Úsala como guía de conversación en tus reuniones con proveedores. Si alguno no puede responderte con claridad, ya tienes información relevante.
Si todavía estás en la fase de entender qué criterios importan y por qué, empieza antes por aquí: Cómo elegir proveedor EDI: 7 criterios que marcan la diferencia →
1. ¿Trabajan en producción con mis retailers concretos?
No «¿tienen conexión con ese retailer?», sino «¿tienen clientes activos y operando hoy con ese retailer?». Son cosas distintas.
Tener la conectividad técnica establecida no significa conocer las especificaciones específicas de cada cadena: qué versión de EDIFACT exigen, qué campos son mandatorios en sus INVOIC, qué formatos acepta su sistema para los números de pedido o los códigos de artículo.
Preguntas concretas:
- ¿Cuántos clientes activos tienen con [nombre de tu retailer]?
- ¿Desde cuándo operan con ellos en producción?
- ¿Han tenido que adaptar configuraciones por cambios en las especificaciones de ese retailer en los últimos 12 meses?
2. ¿Qué validaciones hacen antes de transmitir mis documentos?
Este es el criterio con más impacto directo en tu tesorería y el menos explicado en los procesos de venta.
Un proveedor EDI puede limitarse a comprobar que el fichero EDIFACT está bien formado. O puede validar el contenido del documento contra las reglas de negocio que aplicará el retailer en destino: coherencia entre pedido y factura, formatos de código de artículo, campos obligatorios, importes.
La diferencia entre un proveedor que valida antes y uno que no lo hace es la diferencia entre detectar el error en tu plataforma o recibir la factura rechazada desde el retailer con el cobro parado.
Preguntas concretas:
- ¿Qué validaciones ejecutan sobre una factura antes de transmitirla?
- ¿Tienen reglas de validación específicas para cada retailer?
- ¿Puedo ver qué validaciones fallaron si un documento se detiene?
3. ¿Puedo corregir un error sin llamar al soporte?
Cuando una factura tiene un error, ¿quién la corrige? ¿Solo puede hacerlo alguien técnico del proveedor, o tu equipo administrativo puede resolver el problema desde la plataforma?
Si cada incidencia requiere abrir un ticket y esperar, el tiempo de resolución depende de la disponibilidad del proveedor. Si puedes corregirlo tú directamente, depende solo de ti.
Preguntas concretas:
- ¿Tiene la plataforma un gestor de errores donde pueda editar y reenviar documentos?
- ¿Qué puede hacer mi equipo sin asistencia técnica?
- ¿Cuánto tiempo tardáis en resolver una incidencia urgente de factura rechazada?
4. ¿Qué pasa exactamente con el coste cuando crezco?
La tarifa mensual base es solo parte del coste real. Los modelos de precios de algunos proveedores escalan con el volumen de mensajes, con el número de socios comerciales conectados o con el número de documentos procesados.
Para una empresa en crecimiento, esto puede suponer que la factura del proveedor EDI crezca más rápido que tu facturación.
Preguntas concretas:
- ¿El coste mensual cambia si añado un retailer nuevo?
- ¿Hay coste por mensaje transmitido (por factura enviada, por pedido recibido)?
- ¿Qué coste tiene el soporte telefónico fuera del horario estándar?
- Si mi volumen crece un 50%, ¿cuánto crece mi factura mensual?
5. ¿Cuánto dura el onboarding real hasta estar operativo?
La duración de la implantación varía mucho según el proveedor, el ERP del cliente y el retailer de destino. Lo que dicen en la venta y lo que ocurre en la práctica a veces son cosas distintas.
El factor más determinante suele ser la fase de certificación con el retailer: el período de pruebas donde se intercambian mensajes de test y el retailer valida que todo cumple sus especificaciones. Un proveedor con experiencia real en ese retailer pasa esa fase en semanas. Uno sin experiencia puede alargarla meses.
Preguntas concretas:
- ¿Cuánto tiempo tardó la última implantación con un cliente de perfil similar al mío?
- ¿Cuánto tiempo suele durar la fase de certificación con [nombre de tu retailer]?
- ¿Quién gestiona la comunicación con el equipo técnico del retailer durante la certificación?
6. ¿Qué ERP necesito tener para integrar?
Algunos proveedores EDI tienen integraciones preconstruidas con los ERPs más habituales (SAP, Sage, Navision, A3ERP, Odoo). Otros desarrollan el conector a medida en cada implantación. La diferencia afecta al plazo, al coste y a la complejidad técnica.
Preguntas concretas:
- ¿Tienen integración preconstruida con mi ERP?
- Si no, ¿cómo se hace la integración y quién la desarrolla?
- ¿Qué formato de exportación necesita mi ERP para enviar facturas a la plataforma?
7. ¿Cómo gestionan la normativa fiscal española?
El EDI y la factura electrónica obligatoria son dos cosas distintas pero que conviven en la operativa de muchas empresas españolas. Si tu empresa trabaja con grandes retailers por EDI y también tiene obligaciones de factura electrónica o SII, necesitas saber cómo conviven esos flujos en la plataforma.
Preguntas concretas:
- ¿La plataforma es compatible con los requisitos de la factura electrónica B2B obligatoria en España?
- ¿Cómo afecta el flujo EDI al cumplimiento del SII si mi empresa está inscrita?
8. ¿Hay contrato de permanencia? ¿Cuáles son las condiciones de salida?
Un proveedor seguro de la calidad de su servicio no necesita retenerte con cláusulas de permanencia. Pero muchos contratos incluyen períodos mínimos de 12 o 24 meses, con penalizaciones económicas por salida anticipada.
Esto importa especialmente si estás evaluando un cambio desde un proveedor actual: necesitas saber cuándo y cómo puedes salir del contrato anterior antes de comprometerte con el nuevo.
Preguntas concretas:
- ¿Hay período mínimo de permanencia?
- ¿Qué coste tiene salir antes de plazo?
- ¿Cuál es el plazo de preaviso para cancelar el servicio?
Si estás en esta situación, este artículo puede ayudarte: Contrato EDI con permanencia: cómo salir sin interrumpir tu operativa →
9. ¿Puedo llevarme mis datos si me voy?
La dependencia tecnológica es uno de los riesgos menos visibles al contratar un proveedor EDI. Si los datos históricos de transacciones, los mapas de integración o la configuración están en un formato propietario, cambiar de proveedor puede ser más complicado de lo esperado.
Preguntas concretas:
- ¿Puedo exportar mi histórico de transacciones en un formato estándar (JSON, CSV)?
- ¿La configuración de integración con mi ERP es portable?
- ¿Quién es el propietario de los datos de mi empresa en la plataforma?
10. ¿Tienen referencias de empresas similares a la mía?
La experiencia del proveedor en tu sector y con empresas de tu tamaño es relevante. Un proveedor especializado en grandes corporaciones puede no ser la opción más adecuada para una pyme, aunque técnicamente pueda hacer el trabajo.
Preguntas concretas:
- ¿Tienen clientes del mismo sector que el mío?
- ¿Pueden poner en contacto con algún cliente actual para hablar de su experiencia?
- ¿Tienen reseñas verificadas en plataformas como Trustpilot?
Cómo usar esta checklist
Lleva estas preguntas a tus reuniones con cada proveedor y puntúa las respuestas. No busques solo que respondan «sí» a todo: busca que respondan con detalle y con ejemplos concretos. Una respuesta vaga a «¿cuánto tarda el onboarding?» dice más que cualquier promesa de «somos los más rápidos del mercado».
Si quieres ver cómo respondemos nosotros a estas preguntas, puedes hablar con un consultor de Conecta EDI → sin compromiso. Te contamos con exactitud qué podemos hacer por tu empresa y qué no.
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