Tienes una factura EDI rechazada por un retailer —ALDI, Mercadona, Carrefour, aLCAMPO— y el cobro de esa venta está pendiente. El problema: el sistema del cliente la ha rechazado de forma automática y no siempre es obvio por qué.
Los retailers procesan facturas EDI automáticamente sin intervención humana. Su software compara campo por campo contra reglas muy estrictas, y un solo dato incorrecto provoca el rechazo completo del mensaje. En este artículo te explicamos las 8 causas que concentran la mayoría de los rechazos que vemos en Conecta EDI.
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1. Número de pedido incorrecto o ausente
El sistema del retailer cruza la factura contra el pedido original. Si el número no coincide exactamente —un carácter de diferencia basta— la factura se rechaza sin más procesamiento.
Por qué ocurre: El pedido llegó por EDI y se transcribió manualmente con error, o el ERP del proveedor generó una referencia interna diferente a la del pedido recibido.
2. Código de artículo no reconocido
Cada línea de factura se valida contra el catálogo del retailer. Si el EAN no está registrado en su sistema, o si envías tu código interno cuando el cliente espera su propio código (como el ANC de ALDI), la línea se rechaza.
Por qué ocurre: No siempre hay una correspondencia clara entre tu codificación y la del cliente. Sin una tabla de equivalencias actualizada, los errores son inevitables.
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3. Fechas fuera de formato o fuera de rango
Los sistemas EDI validan el formato de fecha exacto y la coherencia entre fechas: una fecha de servicio anterior a la del pedido, o un formato YYYYMMDD donde se espera YYMMDD, generan rechazo inmediato.
Por qué ocurre: Cada retailer especifica el formato de fecha en su guía de implementación. Un exportador EDI mal configurado puede generar el formato incorrecto de forma sistemática.
4. Importes que no cuadran con el pedido
El total facturado se compara línea por línea con el pedido. Diferencias de céntimos por redondeo distinto entre sistemas, o descuentos aplicados unilateralmente en la factura, disparan el rechazo.
Por qué ocurre: Los sistemas ERP de proveedor y retailer pueden tener algoritmos de redondeo diferentes. Si hay descuentos comerciales que no estaban en el pedido original, deben gestionarse por separado.
5. Campos obligatorios ausentes o vacíos
Cada retailer define un conjunto de campos que considera mandatorios en el mensaje INVOIC. Un segmento NAD incompleto, una referencia de albarán ausente o el número de IVA del proveedor omitido provocan el rechazo del mensaje entero.
Por qué ocurre: Las guías de implementación se actualizan y no siempre llegan a quien configura el exportador EDI. Un campo que antes era opcional puede volverse obligatorio sin aviso formal.
6. GLN (Global Location Number) incorrecto
El GLN identifica de forma única comprador, vendedor y punto de entrega. Un GLN erróneo en los segmentos NAD del INVOIC impide que el sistema del retailer identifique al receptor o al almacén de destino.
Por qué ocurre: Los retailers con múltiples almacenes tienen un GLN distinto para cada ubicación. Facturar siempre al mismo GLN sin verificar el punto de entrega real es un error habitual.
7. Versión de estándar EDI no compatible
ALDI usa D01B, otros retailers usan D96A o D93A. Enviar el INVOIC en una versión no esperada provoca un fallo de interpretación antes de que el sistema siquiera procese el contenido.
Por qué ocurre: Al incorporar un nuevo cliente retailer, o cuando el cliente migra a una versión más reciente del estándar, el exportador EDI del proveedor puede quedar desactualizado.
8. Error en la transmisión AS2
A veces el rechazo no es del contenido sino del canal. Un certificado AS2 caducado, un timeout de conexión o un MDN con código de error indican que la factura ni siquiera llegó a procesarse por parte del retailer.
Por qué ocurre: Los certificados AS2 tienen caducidad y deben renovarse. Una interrupción de red o un servidor con carga elevada puede cortar la transmisión a mitad del envío.
¿Sabes cuál es el motivo pero no sabes cómo corregirlo sin tu técnico?
Identificar la causa es el primer paso. El segundo —y el más costoso en tiempo— es corregir el documento y reenviarlo. En el modelo tradicional eso implica abrir editores EDI, modificar segmentos manualmente y volver a transmitir por AS2.
En Conecta EDI existe una forma de hacerlo directamente desde la aplicación web, en minutos, sin asistencia técnica: el Gestor de Errores Online.
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