Cada vez más retailers y grandes empresas exigen a sus proveedores trabajar con pedidos EDI. Para muchos fabricantes y distribuidores, esto plantea una duda importante:
¿Cómo recibir esos pedidos y cómo integrarlos en el ERP sin complicar la operativa?
En este artículo te explicamos qué es un sistema de pedidos EDI, cómo funciona y por qué integrar los pedidos directamente en tu ERP puede mejorar la eficiencia de tu empresa.
Si quieres entender primero el concepto general de EDI en empresas, puedes leer nuestra guía completa sobre Integhttps://conectaedi.com/integracion-edi-b2b-espana/ración EDI B2B.
¿Qué es un pedido EDI?
Dentro de un sistema EDI de pedidos, el documento más importante es el mensaje ORDERS.
El ORDERS – pedido electrónico es el punto de partida del ciclo comercial entre retailer y proveedor, comúnmente llamado Order-To-Cash.
Este mensaje incluye información clave como:
- Datos del proveedor o fabricante.
- Productos solicitados
- Cantidades
- Precio acordado (solo en pedidos valorados)
- Fecha de entrega solicitada por el cliente
- Centro logístico o tienda de destino de la mercancía
En un entorno tradicional, esta información suele enviarse por:
- correo electrónico
- portales web
- incluso fax
Con un software EDI, el pedido sale directamente del ERP del retailer y llega automáticamente al ERP del proveedor.
Esto elimina gran parte del trabajo manual en la gestión de pedidos, y de paso elimina cualquier tipo de error humano a la hora de teclear artículos, códigos, cantidades, etc.
¿Cómo funciona un sistema EDI de pedidos?
Un sistema EDI de pedidos permite intercambiar documentos comerciales entre empresas utilizando formatos estructurados, normalmente estándares como EDIFACT, definido por las Naciones Unidas.
El proceso suele ser el siguiente:
- El retailer (e.g Mercadona, ALDI o Alcampo) genera el pedido desde su ERP (lado derecho del esquema de abajo)
- El sistema EDI DEL RETAILER lo convierte al formato estándar (por ejemplo EDIFACT ORDERS).
- El proveedor lo recibe mediante su plataforma EDI, por ejemplo CONECTA EDI.
- El pedido se valida y se incorpora automáticamente al ERP del proveedor.
Este proceso forma parte del flujo completo Order-to-Cash, que incluye pedidos, albaranes, facturas y recepciones de mercancía.
Puedes ver cómo funciona este proceso completo en nuestra guía sobre Integración EDI B2B en España.
¿Qué ocurre cuando no hay integración EDI real?
Muchas empresas creen tener EDI, pero en realidad utilizan un portal donde los pedidos se descargan manualmente, y se pican manualmente. Este tipo de herramientas suelen llamarse EDI WEB y son una herramienta pensado para volúmenes pequeños.
En ese caso alguien tiene que:
- revisar el correo o el portal EDI
- descargar el pedido
- introducirlo manualmente en el ERP
Este sistema genera varios problemas derivados de las acciones manuales:
- errores de cantidades
- referencias incorrectas
- retrasos en la preparación de pedidos
- mayor carga administrativa
En otras palabras, el sistema EDI de pedidos no está realmente integrado en la operativa del negocio.
Ventajas de integrar los pedidos EDI en tu ERP
Cuando los pedidos EDI se integran directamente en el ERP, la operativa cambia completamente. Ahí sí puedes decir que estás haciendo EDI.
Entre las principales ventajas están:
Eliminación de trabajo manual
Los pedidos entran automáticamente en el ERP sin necesidad de reintroducir datos.
Reducción de errores
Los sistemas EDI validan la información antes de procesarla, evitando errores de formato o datos incompletos.
Mayor rapidez en la gestión
Los pedidos pueden procesarse en segundos, lo que acelera toda la cadena logística.
Mejor relación con los clientes
Muchos retailers valoran especialmente a los proveedores que trabajan con software EDI integrado, porque reduce incidencias operativas.
¿Qué software o plataforma EDI necesitas?
Para gestionar correctamente un sistema EDI de pedidos, las empresas suelen utilizar una plataforma EDI o un software EDI conectado a su ERP.
Estas soluciones se encargan de:
- recibir pedidos EDI
- transformar formatos (por ejemplo EDIFACT a fichero de ERP)
- validar los datos para reducir errores
- integrarlos automáticamente en el ERP
Si estás evaluando soluciones, puede ayudarte esta guía sobre cómo elegir un proveedor EDI.
Elegir el proveedor adecuado es clave para asegurar que la integración funcione correctamente con tus clientes.
Hace años los proveedores EDI con integración con tu ERP era caros, muy caros. Los proveedores pequeños no se podían integrar debido al alto coste, y terminaban en portales web facilitados por el retailer o en portales EDI WEB.
Afortunadamente las cosas han cambiado mucho, y aunque los proveedores tradicionales siguen siendo muy caros, hoy existen alternativas como Conecta EDI que te integran con tu ERP por un precio mucho más competitivo. Puedes solicitar información aquí.
Cómo gestiona Conecta EDI los pedidos electrónicos
En Conecta EDI ofrecemos dos formas de gestionar los pedidos EDI.
EDI integrado con ERP
El mensaje ORDERS entra automáticamente en el ERP del proveedor.
El sistema valida la información y transforma el formato para que el pedido se registre directamente en el sistema de gestión.
Plataforma WEB EDI
Para empresas que aún no tienen integración completa, el pedido se muestra en la plataforma EDI, donde puede revisarse y generar la factura en apenas 3 clics.
Además, el motor de validación detecta inconsistencias antes de que el pedido impacte en la operativa, reduciendo errores y rechazos.
Conclusión
Los pedidos EDI se han convertido en un estándar en sectores como retail, gran consumo o logística.
Contar con un sistema EDI de pedidos integrado en tu ERP permite:
- reducir trabajo manual
- eliminar errores de introducción de datos
- acelerar la gestión de pedidos
- mejorar la relación con tus clientes
Si tu empresa aún gestiona pedidos manualmente desde correos o portales, probablemente estés perdiendo eficiencia en un proceso clave.
La buena noticia es que implementar una plataforma EDI hoy es mucho más sencillo de lo que parece.
Si estás valorando mejorar tu sistema o cambiar de proveedor EDI, podemos analizar tu caso y proponerte una solución adaptada a tu volumen, clientes y ERP.
Solicita información sobre tu proyecto EDI integrado en el formulario de más abajo.
Sin compromiso. Analizamos tu situación y te explicamos exactamente qué se puede automatizar en tu caso.
⭐⭐⭐⭐⭐ Puedes ver reseñas de clientes reales sobre Conecta EDI en Trustpilot.