En muchos proyectos de integración EDI con retailers, uno de los problemas más habituales no está en el formato EDIFACT… sino en las líneas de producto.
Los retailers en la gran distribución suelen trabajar con códigos internos propios, mientras que los fabricantes gestionan sus productos con EAN o códigos internos de ERP.
Ese desajuste genera fricciones constantes en los procesos de traducción EDIFACT, facturación electrónica y recepción de pedidos, generando a menudo errores y rechazos que impactan en los proveedores.
Para resolver este problema, en Conecta EDI hemos puesto en producción una nueva funcionalidad: la tabla de conversión de códigos y unidades.
Este desarrollo permite que el proveedor no tenga que modificar su ERP ni desarrollar adaptaciones específicas, incluso cuando trabaja con clientes exigentes como ALDI u otros, que utilizan códigos propios y reglas de facturación específicas.
Si quieres entender primero cómo funciona el intercambio electrónico de documentos entre empresas, puedes empezar por nuestra guía sobre Integración EDI B2B.
El problema: cuando el cliente y el proveedor hablan idiomas distintos
En teoría, el EDI debería simplificar el intercambio de documentos entre empresas. Así es en la mayoría de casos.
Pero en la práctica, muchos retailers utilizan estructuras internas propias que obligan a los proveedores a realizar adaptaciones técnicas.
Y a menudo estos retailers imponen sus condiciones a los proveedores.
Un caso muy habitual es el siguiente:
- El supermercado envía pedidos EDI utilizando su propio código de producto (por ejemplo, los códigos ANC en ALDI).
- El proveedor gestiona su catálogo en su ERP utilizando un EAN o códigos internos.
- Cuando llega el pedido, el proveedor recibe códigos que su sistema no reconoce.
Esto provoca varios problemas:
- El proveedor debe buscar manualmente equivalencias de producto.
- En muchos casos debe desarrollar adaptaciones en su ERP.
- Los pedidos no se pueden integrar automáticamente sin esa conversión.
- Aumenta el riesgo de errores en facturas EDI.
- Aparecen rechazos de facturas por parte del retailer.
Este tipo de fricción es muy habitual cuando se trabaja con clientes retail como:
- ALDI
- COSTCO
- Carrefour
- Alcampo
- grandes cadenas de distribución
Y es precisamente uno de los puntos donde una buena plataforma EDI puede marcar la diferencia para sus clientes.
Un sistema automático de reglas de conversión
Para resolver este problema, hemos desarrollado en Conecta EDI un sistema de tablas de conversión inteligentes.
En la práctica funciona como un diccionario automático de códigos de producto.
El sistema traduce automáticamente:
Código de artículo del cliente (retailer) → Código de artículo del proveedor o EAN
Esto permite que cada parte pueda seguir trabajando con sus propios códigos, mientras Conecta EDI se encarga de la traducción durante la transformación EDIFACT.
Cómo funciona la nueva funcionalidad
El funcionamiento está diseñado para que el proveedor no tenga que realizar tareas manuales ni configuraciones complejas.
1. Aprendizaje automático a partir de los pedidos
Cada vez que un pedido EDI pasa por Conecta EDI:
- Un servicio automático analiza el pedido.
- Recorre cada línea de producto.
- Extrae información relevante:
- código del cliente
- código del comprador
- descripción del producto
- unidades por caja
- unidad de medida (PCE, KGM, LTR)
Toda esta información se guarda automáticamente en una tabla de conversión de códigos. Más tarde usará esta tabla.
De esta forma, el sistema aprende de cada nuevo pedido recibido.
2. Interfaz para validar o completar equivalencias
El proveedor dispone de una nueva pantalla en el menú de Conecta EDI llamada Reglas.
En ella puede ver:
- todos los productos único que le han pedido sus clientes
- el código del cliente utilizado
- el EAN asociado (si ya existe)
- qué productos necesitan revisión
El sistema también incluye validaciones visuales para evitar errores.
Por ejemplo, si un EAN no tiene 13 dígitos se marca automáticamente.
Además, el proveedor puede:
- corregir el EAN de varias reglas a la vez
- guardar cambios de forma masiva
- tener visibilidad completa de su catálogo por cliente
3. Soporte para grupos empresariales
Muchos retailers trabajan con varias sociedades legales, aunque vendan los mismos productos.
Por ejemplo, ALDI, El corte Inglés o Alcampo pueden operar con diferentes sociedades, pero todas utilizan el mismo catálogo. Lo único que cambia es el punto de entrega de la mercancía.
Para evitar duplicidades, las reglas de conversión se guardan a nivel de grupo empresarial.
Esto significa que:
- si una sociedad de un grupo como Alcampo solicita un producto
- la equivalencia se aplica automáticamente al resto de sociedades
Esto reduce configuración y facilita la escalabilidad del sistema.
Conversión automática también de unidades de medida
Además de traducir códigos de producto, el sistema también gestiona conversiones de unidades.
Este es otro punto habitual de conflicto en integraciones EDI con retail. Habitualmente los retailers aceptan la facturación con el total de UNIDADES de un producto. Sin embargo en casos como ALDI esto no es así.
En este caso:
- el retailer envía el pedido en cajas y exige la factura en cajas
- el proveedor gestiona su ERP en unidades o kilos
Conecta EDI realiza automáticamente las conversiones necesarias entre UNIDADES y CAJAS y viceversa.
El sistema gestiona:
- conversión de CAJAS → unidades o kilos al exportar pedidos al ERP
- conversión de unidades/kilos → CAJAS al generar la factura EDI
De esta forma, el proveedor puede seguir trabajando en su ERP exactamente igual que antes, sin hacer ningún cambio en su ERP.
Integración total en el proceso de traducción EDIFACT
Las reglas de conversión se aplican automáticamente en dos momentos clave del flujo EDI:
Al recibir pedidos EDI
Cuando llega un pedido en formato EDIFACT:
- Conecta EDI convierte los códigos del cliente
- Traduce las unidades de medida necesarias
- Exporta el pedido hacia el ERP del proveedor en su formato habitual
Al generar la factura EDI
Cuando el proveedor genera una factura desde su ERP:
- Conecta EDI convierte los códigos al formato requerido por el cliente
- Ajusta las unidades según sus reglas
- Genera el mensaje EDIFACT correcto
Todo el proceso ocurre sin intervención manual.
Qué conseguimos con este desarrollo
Esta nueva funcionalidad refuerza uno de los principios clave de Conecta EDI:
reducir errores y evitar rechazos antes de que ocurran.
Los beneficios son claros.
Menos desarrollos en el ERP
El proveedor no necesita modificar su sistema para adaptarse a cada retailer.
Toda la lógica se gestiona en la plataforma EDI.
Menos errores en facturas EDI
Las conversiones se aplican automáticamente, reduciendo:
- discrepancias de códigos
- errores de unidad
- problemas de validación
Esto aumenta el ratio de facturas correctas enviadas a los clientes.
Menos trabajo manual
Los equipos administrativos dejan de:
- buscar equivalencias de producto
- revisar códigos cliente
- rehacer facturas rechazadas
Mayor escalabilidad
El sistema funciona igual con:
- clientes que usan EAN estándar
- clientes que utilizan códigos propios
Esto permite que el proveedor pueda trabajar con nuevos retailers sin fricción técnica.
Una mejora alineada con la filosofía de Conecta EDI
Este desarrollo refleja una idea clave detrás de Conecta EDI.
El proveedor no debería tener que adaptar su sistema y gastar dinero en ello cada vez que trabaja con un nuevo cliente.
La plataforma EDI debe actuar como capa de traducción inteligente, capaz de absorber las diferencias entre sistemas. Para eso nacieron las plataformas EDI.
Las tablas de conversión automáticas, integradas en el proceso de traducción EDIFACT, son un paso más en esa dirección.
Porque cuando los documentos EDI se generan correctamente desde el principio:
- se reducen errores
- se evitan rechazos
- y el proceso de facturación se vuelve mucho más fiable.
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