Tienes a menudo facturas EDI rechazadas. Sabes que hay un campo incorrecto. Y ahora toca lo de siempre: llamar al técnico, abrir un ticket, esperar respuesta, que abra el archivo, que lo corrija, que lo reenvíe… y mientras tanto el cobro espera.
Pero, ¿Y si te dijera que existe una herramienta que detecta los errores antes de enviar la factura y evitar los rechazos? Esta herramienta es el Gestor de Errores Online, GEO, y es una herramienta core de Conecta EDI juntamente con el moto de validaciones.
Este artículo explica cómo el Gestor de Errores Online de Conecta EDI elimina ese proceso por completo.
El problema real: el tiempo entre el rechazo y el reenvío
Cuando un retailer rechaza una factura EDI, el reloj del cobro se para. Y en la mayoría de los casos, el reloj no vuelve a arrancar hasta que la factura corregida llega al sistema del cliente y entra en su siguiente ciclo de pago: 30, 45, 60 días, etc.
Un rechazo gestionado con lentitud no es un problema técnico. Es un problema de tesorería.
El flujo tradicional para corregir una factura EDI rechazada es así:
- El sistema notifica el error (si lo hace, porque no todos los clientes lo hacen)
- El responsable administrativo identifica de qué factura se trata
- Abre una incidencia con el técnico o el proveedor EDI para entender el rechazo
- El técnico localiza el archivo EDI original
- Lo abre con un editor de mensajes EDIFACT
- Corrige el segmento con el error, o le explica al administrativo cómo resolverlo
- Regenera el archivo y lo retransmite por EDI
- Comprueba que la plataforma confirma la entrega correcta
En el mejor caso: 24–48 horas. En el peor: días, semanas, más el tiempo que el técnico tarde en estar disponible.
¿Qué es el Gestor de Errores Online o -GEO-?
El Gestor de Errores Online (GEO) es una funcionalidad de la plataforma Conecta EDI que permite a cualquier usuario —sin conocimientos técnicos de EDI— identificar, corregir y enviar una factura con error directamente desde el navegador web.
Sin editores EDIFACT. Sin tocar archivos. Sin abrir una incidencia técnica. Directamente un formulario pensado expresamente para ello:
El GEO actúa sobre el JSON universal que Conecta EDI guarda por cada transacción: una representación legible del mensaje EDI donde cada campo tiene nombre y valor.
El usuario edita los valores incorrectos en una interfaz visual, y la plataforma se encarga de regenerar el mensaje EDI y retransmitirlo al cliente.
El funcionamiento básico de la plataforma se basa en 2 pilares:
- Validar aquellas cosas que sabemos que generan rechazos.
- Avisar al proveedor cuando detectamos que una factura no pasa las validaciones.
- Editar con el Gestor de Errores Online, GEO.
Con todo lo que permite Conecta EDI es que más facturas correctas lleguen a tus clientes, y por ende, menos facturas rechazadas.
Cómo funciona paso a paso
Paso 1 — El error se detecta y se registra con contexto
Cuando una factura no supera las validaciones del sistema, Conecta EDI registra el error en la pantalla «Envíos con error» del backoffice. No con un código técnico como E3045, sino con una explicación clara en lenguaje llano:
«El número de pedido del segmento RFF+ON no coincide con ningún pedido activo de este cliente.»
El usuario ve de un vistazo (en rojo) qué factura falló, en qué momento y por qué, sin tener que interpretar logs ni mensajes EDIFACT extraños.
Además, el asistente de la plataforma (en azul) te explica de forma clara cómo resolver el error.
Paso 2 — El usuario abre el editor visual
l hacer clic en «Editar» en la pantalla de errores, se abre un modal con los datos de la factura. Los campos con error aparecen resaltados en amarillo: son exactamente los que hay que corregir, nada más.
El usuario no ve el mensaje EDIFACT completo. Ve los datos del documento: número de pedido, referencia de artículo, fechas, importes. Igual que vería en cualquier formulario web.
Paso 3 — Corrección y revalidación sin salir de la plataforma
El usuario edita el campo incorrecto, guarda, y el sistema ejecuta de nuevo todas las validaciones sobre la factura corregida.
Dos escenarios posibles:
- La factura es válida: Se genera automáticamente el mensaje EDIFACT corregido y se transmite al retailer por AS2.
La transacción queda registrada como enviada con su timestamp. - Hay otro error: El sistema lo detecta y presenta el siguiente problema en el mismo flujo. El usuario puede seguir corrigiendo en la misma sesión.
No hay que regenerar archivos desde tu ERP, no hay que abrir conexiones AS2 manualmente, ni hacer experimentos dentro de un EDIFACT, no hay que volver a notificar al técnico.
El impacto real en el día a día
| Sin GEO (flujo tradicional) | Con GEO de Conecta EDI | |
|---|---|---|
| Quién corrige | Técnico EDI o proveedor externo | El propio usuario administrativo |
| Tiempo de resolución | 24–72 horas (a veces días) | 5–15 minutos |
| Requiere abrir incidencia | Sí | No |
| Conocimiento técnico necesario | Alto (EDIFACT, AS2) | Ninguno |
| Trazabilidad del cambio | Manual, en el mejor caso | Automática, con log completo |
| Coste por incidencia | Horas de técnico | Incluido en la plataforma |
Para un proveedor con 3 facturas rechazadas al mes, recuperar 2–3 días de tiempo de cobro por cada una puede suponer un impacto significativo en el flujo de caja acumulado del año.
¿Para qué tipo de errores funciona el GEO?
El Gestor de Errores Online es especialmente útil para los errores más frecuentes en facturas EDI:
- Número de pedido incorrecto: se puede corregir directamente en el editor visual sin tocar el archivo original
- Código de artículo equivocado: Si el error es puntual y no estructural, se corrige en el modal
- Campo obligatorio vacío: Se rellena el campo en el formulario y se revalida la factura
- Referencia de albarán ausente: Se añade desde la interfaz en segundos y se revalida la factura
- Fecha en formato incorrecto: Se selecciona la fecha correcta en el editor
Para errores estructurales que afectan al exportador EDI (como una versión de estándar incorrecta o un fallo en la configuración AS2), el GEO detecta el problema y lo escala con toda la información necesaria para que el técnico de Conecta EDI actúe sobre la causa raíz, no sobre el síntoma.
Por qué es un diferencial frente a otros proveedores EDI
La mayoría de proveedores EDI en España ofrecen una plataforma de transmisión y un soporte técnico al que llamar cuando algo falla. El modelo es: tú reportas el error, ellos lo corrigen, tú esperas.
Ese modelo traslada el tiempo de resolución —y su coste— al proveedor. Para el administrador del proveedor de alimentación, el resultado es el mismo: esperar.
El GEO invierte ese modelo. La plataforma es la que detecta, describe y ofrece la corrección. El GEO te ayuda a resolver problemas. El usuario tiene el control. Y el tiempo de resolución pasa de ser una variable dependiente de la disponibilidad de un técnico externo a ser una decisión interna que se puede tomar en cualquier momento del día.
Conclusión
Una factura EDI rechazada no tiene por qué significar días de espera y una incidencia abierta con tu proveedor EDI. Con el Gestor de Errores Online de Conecta EDI, cualquier miembro del equipo administrativo puede identificar el error, corregirlo y reenviar la factura en minutos, directamente desde el navegador.
Si quieres verlo en acción con tus propios documentos, solicita una demo gratuita y te mostramos el GEO con un caso real de tu operativa.
¿Tienes ahora mismo una factura rechazada que no sabes cómo resolver? Escríbenos a edi@conectaedi.com y te ayudamos a identificar el motivo hoy.
¿Quieres entender primero por qué se rechazan las facturas EDI?
Lee el artículo anterior de esta serie: Factura EDI rechazada: las 8 causas más frecuentes →
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