Conecta EDI octubre 18, 2026Tu cliente te ha pedido enviar las facturas por EDI y tienes que elegir entre EDI WEB o EDI INTEGRADO. O llevas tiempo entrando en un portal de EDIO WEB manual, preparando las facturas en tu programa de facturación o ERP y copiando luego los datos a la aplicación EDI WEB. En ambos casos, conviene empezar por una pregunta bastante concreta: ¿Qué trabajo quiero dejar de hacer manualmente?
El número de documentos es un factor clave que ayuda a decidir, pero cuenta solo una parte. Un solo pedido con muchas líneas puede darte mucho más trabajo manual que varios pedidos sencillos. También cambia mucho la situación si tienes que indicar lotes, revisar pesos o atender a varios centros del mismo cliente.
¿Qué haces tú con EDI Web?
Con EDI WEB trabajas desde el navegador. Recibes el pedido en el portal, lo consultas y preparas los documentos de respuesta que tenga configurados tu conexión. En Conecta EDI puedes partir de ese pedido para generar automáticamente el albarán o la factura, completar los datos que falten y validarlos antes del envío.
La parte que debes tener clara es qué ocurre después en tu empresa. Si llevas la gestión en otro programa, habrá que mantener allí la información que necesites para tu contabilidad, tu almacén o tus ventas. Preparar una factura en un portal EDI WEB significa que primero debes hacer esa factura en tu programa de facturación, y luego registrar esa factura en la plataforma EDI WEB.
Para una empresa que atiende pocos pedidos, esa intervención puede ser perfectamente asumible en apenas 1 minuto o menos por factura. Sobre todo si la alternativa es retrasar el arranque mientras prepara una integración con el ERP que todavía no necesita.
¿Qué cambia con EDI integrado?
En EDI integrado con el ERP, la conexión se realiza entre 2 sistemas. Los pedidos recibidos por EDI se convierten al formato que puede importar tu programa ERP; los albaranes y las facturas que generas en él y se transforman al formato EDIFACT que exige el cliente.
Tu equipo sigue preparando la mercancía y facturando igual que siempre. La integración se ocupa del intercambio de los datos acordados. Alguien tendrá que revisar las incidencias y los documentos que queden pendientes, pero se reduce drásticamente la operativa manual.
Aquí hace falta una integración inicial de los sistemas: conocer los ficheros del ERP, comprobar los datos y probar el recorrido completo. La integración se define por documentos y por flujos de documentos. Que entren los pedidos automáticamente no da por hecha la salida de albaranes, por ejemplo, son flujos independientes.
Compara un día de trabajo, no una lista de funciones
Antes de pedir presupuesto, recorre uno de tus pedidos desde que llega hasta que se factura. Anota qué persona interviene y dónde vuelve a hacer algo manualmente que ya existía en otro sitio.
| Tarea | EDI Web | EDI integrado |
|---|---|---|
| Consultar el pedido | Lo revisas en el portal. | Puede entrar en tu ERP por la interfaz preparada. |
| Preparar la respuesta: el albarán | Trabajas con los datos del pedido en el portal y completas lo necesario manualmente. | Lo generas en el ERP y se intercambia mediante la integración EDI. |
| La factura | Debes registrarla manualmente en el EDI WEB a partir del pedido o a partir del albarán. | Forma parte de los flujos que se hayan incluido en el proyecto. |
| Atender una incidencia | Revisas el documento y el motivo del error. | Revisas el documento, el dato de origen y la conexión cuando corresponda. |
Esta comparación evita una confusión frecuente: tener acceso a una plataforma EDI en la nube no implica tenerla integrada con tu ERP. Las dos modalidades pueden funcionar en la nube; la diferencia está en cómo se intercambian los datos con tu programa.
¿Cuándo EDI WEB puede ser suficiente
Piensa en una empresa que empieza con un solo cliente y recibe pocos pedidos sencillos. La persona de administración puede revisarlos, completar los precios y preparar las facturas en pocos minutos sin que eso le ocupe una parte importante del día. En esa situación, un portal EDI WEB puede resolver bien la necesidad.
También es una opción cuando todavía no tienes un ERP, cuando la integración es muy cara, o cuando tu programa no dispone de una forma práctica de intercambiar documentos. Lo explicamos con más detalle en cómo hacer EDI si tienes poco volumen.
Lo que conviene evitar es seguir con el mismo proceso por costumbre cuando la carga de trabajo se incrementa, y tienes cada vez más pedidos. Si cada mañana se te acumulan pedidos por introducir o necesitas una segunda revisión para detectar errores de copia, merece la pena volver a mirar la decisión.
Cuándo compensa estudiar la integración
No hay una cifra de pedidos que sirva para todas las empresas. Por nuestra experiencia, la integración empieza a tener sentido cuando recibes unos 20 pedidos por semana, y el trabajo repetido pesa lo suficiente o cuando los datos que debes comunicar son difíciles de preparar fuera del ERP. Por ejemplo, pedidos largos.
- Vuelves a introducir en tu programa las líneas que ya has recibido por EDI.
- El albarán necesita datos que se generan durante la preparación de la mercancía, como lotes, caducidades o cantidades realmente servidas.
- Trabajas con varios clientes y mantener cada circuito a mano te obliga a repartir la información entre personas o herramientas distintas.
- El proceso depende de que una persona recuerde descargar, copiar o enviar cada documento manualmente.
Si te reconoces en varias de estas situaciones, pídenos que estudiemos tu caso. El presupuesto debería explicar qué entra, qué sale y qué tareas seguirán necesitando intervención.
Si ya tienes proveedor EDI, revisa qué quieres mejorar
Puede que tu conexión actual funcione y el problema esté en el trabajo que queda entre el portal y tu ERP. O que ya tengas una integración, pero quieras mejorar el seguimiento de errores, reducir los rechazos o la atención cuando un cliente cambia sus requisitos. Son problemas distintos y conviene describirlos por separado.
Antes de cambiar, recoge un ejemplo de pedido, albarán y factura, y señala dónde se repite trabajo. Nuestra checklist para elegir proveedor EDI te ayuda a revisar el alcance del servicio. Si decides migrar, consulta también cómo cambiar de proveedor EDI manteniendo tu ERP.
Cómo lo planteamos en Conecta EDI
Lo primero que analizamos en CONECTA EDI es cómo trabajas hoy: qué clientes te piden EDI, qué documentos intercambias y qué puede hacer tu programa. Con esa información podemos recomendarte una solución web o preparar una propuesta de integración con un alcance concreto.
Para una primera conversación basta con que nos cuentes qué haces a mano y qué te gustaría automatizar. Si tienes ERP, una muestra del fichero que genera permite avanzar mucho más que una lista de prestaciones.
Puedes contarnos tu caso o seguir revisando nuestras guías para elegir proveedor EDI.
